Bedrijfsfeest Organiseren - Van Budget tot Afterparty
Een bedrijfsfeest is meer dan een avondje borrelen met collega’s. Het is een investering in teamspirit, een bedankje aan je medewerkers en - als je het goed doet - iets waar mensen nog maanden over praten. Maar het kan ook een mislukking worden als je de verkeerde keuzes maakt.
Waarom bedrijfsfeesten belangrijk zijn
Laten we eerlijk zijn: niemand heeft een bedrijfsfeest nodig. Maar iedereen heeft een bedrijfsfeest nodig. Het is het moment waarop collega’s elkaar buiten de werkvloer leren kennen, waarop de directeur even geen directeur is en waarop nieuwe medewerkers zich onderdeel van het team gaan voelen. Dit soort evenementen kunnen de band tussen collega’s versterken en bijdragen aan een positieve werksfeer.
Een goed bedrijfsfeest verbetert de werksfeer voor weken of zelfs maanden. Het zorgt voor een gevoel van saamhorigheid en betrokkenheid, wat weer kan leiden tot hogere productiviteit en een lager ziekteverzuim. Bovendien is het een kans om medewerkers te waarderen voor hun harde werk. Het is een manier om te laten zien dat je hun inzet waardeert, wat het moreel kan verhogen en hen kan motiveren om hun best te blijven doen.
De planning in 5 stappen
Stap 1: Budget bepalen
Dit is altijd de eerste stap en de stap die het vaakst wordt overgeslagen. Zonder budget ga je offertes opvragen, enthousiast worden over dure opties en dan alles moeten afschalen. Dat is frustrerend. Het is daarom cruciaal om vooraf helder te hebben wat je kunt en wilt uitgeven.
Een realistisch budget per persoon: - Basis (borrel + hapjes): 30-50 euro - Standaard (diner + entertainment): 75-100 euro - Premium (complete avond): 100-150 euro - Luxe (alles uit de kast): 150+ euro
Probeer bij het vaststellen van je budget ook rekening te houden met onvoorziene kosten. Denk aan extra gasten, onverwachte kosten voor entertainment of zelfs extra decoratie. Het is altijd beter om een klein beetje extra te hebben dan om voor verrassingen te komen staan.
Stap 2: Datum en locatie
Kies een datum die voor de meeste mensen werkt. Donderdagavond of vrijdagmiddag zijn populair. Vermijd maandagen en periodes vlak voor vakantie. Het kan ook nuttig zijn om vooraf een peiling onder je collega’s te doen om te zien welke data het beste uitkomen.
De locatie moet passen bij de groepsgrootte en de sfeer die je wilt. Een intiem diner met 20 mensen vraagt een andere locatie dan een feest met 200 collega’s. Zorg ervoor dat de locatie goed bereikbaar is en voldoende parkeergelegenheid biedt. Denk ook aan de toegankelijkheid voor medewerkers met een beperking.
Lees ook ons artikel over Kinderfeestje Organiseren - Complete Gids voor meer informatie. Het kan inspirerend zijn om te kijken hoe andere evenementen zijn georganiseerd, zelfs als het gaat om een heel ander thema.
Stap 3: Programma samenstellen
De gouden regel: niet te lang programma, niet te kort. Drie tot vier uur is perfect. Langer wordt het verplicht gevoel, korter voelt het als een snelle borrel. Zorg ervoor dat je een gevarieerd programma samenstelt dat iedereen aanspreekt.
Een bewezen opbouw: - Eerste uur: Ontvangst met drankje en hapjes - Uur 2-3: Activiteit of diner - Uur 3-4: Vrij feesten, dansen, afterparty
Denk na over een thema voor het programma dat aansluit bij je bedrijfscultuur. Een thema kan zorgen voor extra enthousiasme en betrokkenheid. Als je bijvoorbeeld een jong en dynamisch team hebt, kan een festivalachtig thema met foodtrucks en live muziek goed werken. Voor een meer formele setting zou je kunnen kiezen voor een gala-avond met een sit-down diner.
Stap 4: Entertainment
Hier maak je het verschil. Een goede band, een grappige quiz, een spectaculaire act of een interactieve activiteit tillen het feest naar een hoger niveau. Zorg ervoor dat het entertainment aansluit bij de interesses van je collega’s.
Opties die altijd werken: - Live band met dansmuziek - Interactieve quiz met bedrijfsvragen - Photobooth met grappige props - Casino-avond met nep-geld - Escape room challenge als groepsactiviteit - Cocktailbar met professionele bartender
Je kunt ook lokale talenten inschakelen om de kosten te drukken en tegelijkertijd de lokale gemeenschap te ondersteunen. Denk aan regionale bands of artiesten. Het is ook slim om deelnemers te betrekken in het entertainment, bijvoorbeeld door medewerkers een talentenshow te laten organiseren. Dit kan voor veel hilariteit zorgen en het team dichter bij elkaar brengen.
Stap 5: Communicatie
Stuur de uitnodiging minimaal vier weken van tevoren. Vermeld datum, tijd, locatie, dresscode en of partners welkom zijn. Vergeet niet dat duidelijke communicatie essentieel is voor een succesvol evenement. Zorg ervoor dat iedereen goed op de hoogte is van de details en dat ze weten wat ze kunnen verwachten.
Stuur een herinnering een week van tevoren. Dit kan via een e-mail, maar ook via een interne app of groepschat. Moedig medewerkers aan om hun aanwezigheid te bevestigen, zodat je een beter inzicht hebt in het aantal gasten. Een goed idee is om een ‘vraag en antwoord’ sectie toe te voegen aan de uitnodiging, zodat mensen hun twijfels kunnen wegnemen.
De 5 grootste fouten
Verplicht voelen: Maak het aantrekkelijk, niet verplicht. Als mensen het gevoel hebben dat ze moeten komen, is de sfeer al verpest voor het begint. Meer hierover lees je in Vrijgezellenfeest Ideeën - Complete Gids.
Te formeel: Een speech van de directeur is prima. Drie speeches achter elkaar is een vergadering met alcohol. Zorg ervoor dat de toon van het evenement informeel en leuk blijft. Dit helpt de gasten om zich op hun gemak te voelen en echt te genieten van de avond.
Slecht eten: Dit is waar mensen je op afrekenen. Investeer in goed eten, zelfs als dat betekent dat je ergens anders op bespaart. Overweeg ook een foodtruck met verschillende soorten gerechten, zodat iedereen iets kan vinden dat ze lekker vinden.
Geen rekening houden met diëten: Vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, halal - vraag van tevoren naar dieetwensen. Het is belangrijk dat iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt, ook als het gaat om voedsel.
De afterparty vergeten: Het feest is om 23:00 op zijn hoogtepunt en dan gaat het licht aan. Zorg dat er een plek is waar mensen door kunnen gaan. Dit kan een andere locatie zijn of een speciaal ingericht gedeelte in de huidige locatie. Het houdt de energie hoog en zorgt ervoor dat de avond echt een feestelijke afsluiting krijgt.
Budget-tips
Doe het op donderdag: Locaties zijn goedkoper doordeweeks. Veel locaties bieden speciale tarieven voor doordeweekse evenementen, dus het kan de moeite waard zijn om dit in overweging te nemen.
Happy hour: Begin vroeg met borrel, dat bespaart op drankkosten. Dit kan ook zorgen voor een ontspannen sfeer, waardoor mensen sneller in de feeststemming komen.
Buffet in plaats van bediend: Goedkoper en flexibeler. Gasten kunnen zelf kiezen wat ze willen eten, wat ook zorgt voor minder voedselverspilling.
Eigen DJ in plaats van live band: Bespaart zo 500 tot 1500 euro. Een goede DJ kan de sfeer perfect aanvoelen en de juiste muziek draaien om iedereen aan het dansen te krijgen.
Seizoen: Januari en februari zijn de goedkoopste maanden voor locaties. Houd rekening met speciale dagen, zoals Valentijnsdag of feestdagen, wanneer prijzen vaak stijgen.
Afterparty: Het feest laten doorlopen
Een afterparty kan de kers op de taart zijn voor je bedrijfsfeest. Het is een kans voor medewerkers om verder te socializen, netwerken en de avond op een positieve manier af te sluiten. Zorg ervoor dat je een aparte ruimte hebt, of dat je doorgaat in een nabijgelegen bar of club.
Denk na over extra entertainment voor deze fase, zoals een karaoke machine of een danswedstrijd. Dit houdt de sfeer levendig en leuk. Vergeet niet om voldoende drankjes en snacks beschikbaar te stellen om de energie op peil te houden.
Conclusie
Een goed bedrijfsfeest begint met een realistisch budget, een passende locatie en een programma dat past bij je team. Investeer in eten en entertainment, communiceer duidelijk en zorg voor een afterparty. Als je dat doet, heb je een feest waar mensen maandag nog over praten. Bekijk ook Vrijgezellenfeest Vrouwen - 10 Ideeen van Classy tot Crazy voor aanvullende tips. Vergeet niet dat een bedrijfsfeest ook een kans is om te leren voor toekomstige evenementen, dus verzamel feedback van je collega’s om het volgende feest nog beter te maken.
